Privacybeleid

Privacy policy SonIQ
Deze privacy policy gaat uit van:
SonIQ BV
Met maatschappelijke zetel te:
Vaartstraat 48, 8470 Gistel
Met vestigingen te: Vaartstraat 48, 8470 Gistel
Nieuwe Sint-Annadreef 23, 8200 Brugge
Ondernemingsnummer 0779.322.447
Btw-nummer BE 0779.322.447
RPR Gent (afdeling Oostende)
Website www.son-iq.be
E-mailadres [email protected]
(verder genaamd ‘SonIQ’)

Deze privacy policy gaat uit van SonIQ in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke en is van toepassing op:

Categorie 1: de verwerking van persoonsgegevens van bezoekers van de website www.son-iq.be, van inschrijvers op de nieuwsbrief, van bezoekers van haar sociale media kanalen;
Categorie 2: de verwerking van persoonsgegevens van (de contactpersonen van) prospects en klanten;
Categorie 3: de verwerking van persoonsgegevens van (de contactpersonen van) leveranciers, onderaannemers en andere zakelijke partners;
Categorie 4: de verwerking van persoonsgegevens van deelnemers aan een SonIQ event of webinar.

SonIQ zal uw persoonsgegevens, zijnde informatie waarmee u als persoon geïdentificeerd kan worden, met grote zorg behandelen, de passende maatregelen nemen om misbruik, verlies, vernietiging, beschadiging onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging, dan wel andere onrechtmatige verwerking tegen te gaan.

SonIQ verwerkt uw gegevens met respect voor de principes van rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie, doelbinding, minimale gegevensverwerking, juistheid, opslagbeperking, integriteit en vertrouwelijkheid.

SonIQ wenst u door middel van deze privacy policy in te lichten over:

welke en op welke wijze persoonsgegevens worden verzameld;
waarvoor uw gegevens worden gebruikt en de rechtsgrond hiervan;
hoe ze worden beschermd;
met wie ze worden gedeeld;
of uw persoonsgegevens buiten de EER worden doorgestuurd; en
hoe lang ze worden bewaard.

Vervolgens wordt uitgelegd hoe u uw rechten met betrekking tot de verzamelde informatie kunt uitoefenen.

Deze transparantie zorgt ervoor dat u geïnformeerde beslissingen kunt nemen bij het overmaken van uw persoonsgegevens.
Dit alles in het kader van de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens en de desbetreffende aanvullende Belgische wetgeving.

SonIQ kan deze privacy policy op ieder moment wijzigen. SonIQ zal de laatste versie van de privacy policy op de website www.son-iq.be publiceren. Het is dus aan te raden deze periodiek te bekijken. Indien ingevolge de toepasselijke wetgeving uw voorafgaandelijke toestemming nodig is voor wijzigingen aan deze privacy policy, zal SonIQ u contacteren en uw toestemming afwachten.

Deze privacy policy werd voor het laatst op 12 maart 2026 geüpdatet.

Welke persoonsgegevens verzamelt SonIQ?
SonIQ beperkt de verzameling van persoonsgegevens tot wat noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan de hieronder vermelde doeleinden.

SonIQ verwerkt de volgende persoonsgegevens:

Categorie 1: Voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens van bezoekers van de website www.son-iq.be, inschrijvers op de nieuwsbrief en bezoekers van de social media kanalen:

Wanneer u gewoon op onze website of social media surft kan het zijn dat wij gedragsdata vangen zoals uw surfgedrag en IP-adres, apparaat type, locatie, de datum en duur van het gebruik van website en besturingssysteem doorgaans via cookies. Wij kunnen ook marketing cookies plaatsen. Wij verwijzen in dit kader naar onze Cookie Policy;
Via het contactformulier kan u ons vragen stellen: hierbij vragen wij uw voornaam, achternaam en e-mailadres op als verplicht in te voeren informatie. Verder verzamelen wij ook de informatie (incl. eventuele persoonsgegevens) die u in het vragen-kader doorgeeft;
U kunt zich inschrijven op de nieuwsbrief: hierbij vragen wij uw voornaam, naam, en e-mailadres op en krijgen wij ook standaard informatie door van onze mailingprovider zoals of u de e-mail al dan niet heeft geopend;
Wij kunnen ook gegevens ontvangen door uw interactie op onze social mediakanalen zoals uw profielgegevens.

Categorie 2: Voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens van (de contactpersonen van) klanten en prospects: ·

Generieke persoonsgegevens: voornaam, naam, functie, telefoonnummer en e-mailadres van de vertegenwoordiger van de klant-onderneming, ondernemingsnaam, ondernemingsnummer, facturatieadres;
Betaalgegevens zoals bankrekeningnummer;
Onze onderlinge communicatie;
Gegevens met betrekking tot de gevraagde werkzaamheden zoals adres van uitvoering.

Categorie 3: Voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens van (de contactpersonen van) leveranciers, onderaannemers en andere zakelijke betrokkenen:

Generieke persoonsgegevens zoals voornaam, naam, functie, telefoonnummer en e-mailadres, functie, ondernemingsnaam, -nummer en -adres;
Andere informatie die u ons zou overmaken bijvoorbeeld van onderaannemers kunnen wij mogelijks ook een CV ontvangen met o.a. opleidingsinformatie en werkhistoriek;
Onze onderlinge communicatie;
Desgevallend bankgegevens.

Categorie 4: Voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens van inschrijvers op een SonIQ event of webinar:

Generieke persoonsgegevens zoals voornaam, naam, telefoonnummer en e-mailadres, functie, bedrijfsnaam, -nummer en -adres;
Informatie die u ons in dit kader meegeeft bv. specifieke vraag ter voorbereiding van het event;
Het is mogelijk dat tijdens het evenement foto- en beeldmateriaal wordt genomen;
Mogelijks geeft u ook een review mee;
Desgevallend bankgegevens (indien het een betalend event betreft).

In dit kadert verwijst SonIQ eveneens naar haar Cookie Policy dewelke u via de homepagina van www.son-iq.be kunt raadplegen.

U kunt SonIQ uw persoonsgegevens bijvoorbeeld overgemaakt hebben door op de SonIQ website te surfen, door ons te e-mailen enz. Er zijn dus persoonsgegevens die door u rechtstreeks worden bezorgd, maar er kunnen ook persoonsgegevens automatisch worden verzameld zoals over uw browser, uw interactie de website, uw IP-adres, of worden verzameld via publieke databanken zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen enz.

Vergeet SonIQ niet te informeren over een wijziging van uw persoonsgegevens indien deze informatie voor SonIQ relevant is. SonIQ streeft er op haar beurt naar om uw persoonsgegevens accuraat te houden.

Indien u bepaalde gegevens niet wenst over te maken, is het mogelijk dat SonIQ de gevraagde diensten niet (naar behoren) kan uitvoeren.

Waarvoor gebruikt SonIQ uw persoonsgegevens?
Precontractuele communicatie en uitvoeren van de cliëntenovereenkomst
Relevante categorieën: 1 en 2

SonIQ gebruikt uw persoonsgegevens in de eerste plaats om u haar diensten te kunnen aanbieden en in het algemeen voor een degelijk cliëntenbeheer. Dit dus in het algemeen in het kader van de precontractuele communicatie of om de overeenkomst tussen u en SonIQ te kunnen uitvoeren, dan wel ons gerechtvaardigd belang.

Bv. Wanneer u ons vragen stelt via het contactformulier, kunnen wij u aan de hand van uw persoonsgegevens gepast antwoorden en dit op basis van ons gerechtvaardigd belang.
Bv. Om u een offerte te kunnen verzenden, hebben wij desgevallend uw e-mailadres nodig.

Precontractuele communicatie en uitvoeren van de leveranciersovereenkomst en contacten met zakelijke betrokkenen
Relevante categorieën: 3

SonIQ gebruikt uw persoonsgegevens in de eerste plaats om met u te kunnen communiceren omtrent de diensten of producten die u aanbiedt en in het algemeen voor degelijk leveranciersbeheer. Dit dus in het algemeen in het kader van de precontractuele communicatie of om de overeenkomst tussen uw onderneming en SonIQ te kunnen uitvoeren, dan wel ons gerechtvaardigd belang.

Optimalisatie van de diensten en beveiliging en statistieken

Relevante categorieën: 1 tot en met 4
Uiteraard hebben wij het recht om onze tools en diensten afdoende te beveiligen en optimaliseren. Dit over het algemeen op basis van de gerechtvaardigde belangen van SonIQ. Voor de meer dan noodzakelijke cookies zal SonIQ steeds uw toestemming afwachten. We verwijzen hiervoor naar de SonIQ Cookie Policy. Bv. wij kunnen uw surfgedrag op onze website bijhouden teneinde de website-ervaring te personaliseren.

Marketing door SonIQ
Relevante categorieën: 1 en 2

Wanneer u een klant bent van SonIQ, kunnen uw e-mailadres, voornaam en naam ook gebruikt worden om verdere gelijke of gelijkaardige diensten aan u te promoten of u te informeren over weetjes in de sector. Dit op basis van het gerechtvaardigde belang van SonIQ.

U kunt ons steeds vragen om dergelijke informatie niet langer te ontvangen. In het kader van direct marketing kunt u steeds uw recht van bezwaar laten gelden.

Wanneer u apart zou inschrijven op een nieuwsbrief of promo zonder dat u cliënt bent, zal uw toestemming voor de verwerking van uw e-mailadres, voornaam en achternaam gevraagd worden. In geval de promo gebaseerd is op toestemming, kunt SonIQ op ieder moment verzoeken dergelijke inlichtingen of nieuwsbrieven niet langer te versturen.

Op de website van SonIQ kunnen marketingcookies verwerkt worden. Uw toestemming wordt hiervoor steeds gevraagd via de cookie pop-up banner.

In het kader van deelneming aan evenementen en webinars
Relevante categorie: 4

Wij verwerken uw persoonsgegevens om de inschrijving te voltooien, om toegang te verlenen tot het event of webinar, om u hiervan op de hoogte te houden, om u dienaangaande aanvullende informatie te verstrekken en nadien om het event of webinar te evalueren.

In de eerste plaats verwerken wij deze persoonsgegevens op basis van uw verzoek om deel te kunnen nemen aan het event of webinar (uitvoering van overeenkomst), maar desgevallend ook op basis van uw toestemming (bv. nemen van gerichte foto’s), dan wel op uw gerechtvaardigd belang om er onder meer voor te zorgen dat het event of webinar vlot verloopt en voor het weergeven van de sfeer op de website, sociale media en nieuwsbrief (niet-gerichte foto’s).

Wettelijke verplichtingen en vrijwaring van rechten
Relevante categorieën: 1 tot en met 4

Daarnaast gebruikt SonIQ uw gegevens om te voldoen aan de wettelijke bepalingen die op haar van toepassing zijn.

Bv. in het kader van de verplichte verwerkingen aangaande de opmaak van facturen.

Bovendien verwerkt SonIQ uw persoonsgegevens om haar rechten te vrijwaren in geval van geschillen.

Bv. in geval van een geschil zal zij uw persoonsgegevens gebruiken om u de nodige correspondentie te sturen.

Wanneer SonIQ uw gegevens op basis van een andere rechtsgrond, dan wel voor een ander doel zou verwerken, zal u hieromtrent voorafgaandelijk alle relevante informatie ontvangen en zal uw toestemming hiertoe worden gevraagd indien nodig.
SonIQ doet geen beroep op computergestuurde programma’s om beslissingen met betrekking tot uw persoonsgegevens of profiling te nemen waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden of dat u anderszins in aanmerkelijke mate kunnen treffen.

Welke beschermingsmaatregelen heeft SonIQ doorgevoerd?
SonIQ heeft zowel administratieve (zoals het gebruik van paswoorden, geheimhoudingsverklaringen wanneer nodig), organisatorische (bv. gepaste methode van opslag, regelmatige back-up, toegang beperken tot personen die de gegevens nodig hebben) als technische maatregelen (bv. antivirusprogramma’s, beveiliging van netwerkverbindingen door gebruik van een Secure Socket Layer (SSL)) genomen om uw persoonsgegevens te beschermen.

SonIQ streeft ernaar ook in de toekomst de gepaste maatregelen te nemen, hierbij steeds rekening houdende met de specifieke aard en grootte van haar activiteiten, met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen. Wees ervan bewust dat interageren via het internet steeds risico’s met zich meebrengt.
SonIQ’s website kan links, plug-ins, interfaces naar externe websites bevatten. Indien u persoonsgegevens aan deze websites overmaakt, zijn (ook) de privacyregels van deze websites van toepassing en treden dergelijke partijen (ook) op als verwerkingsverantwoordelijke en het privacybeleid van deze derde partijen zal dus van toepassing zijn.

Met wie deelt SonIQ uw persoonsgegevens?
SonIQ deelt uw gegevens met partijen die SonIQ helpen met de uitvoering van haar diensten bv. IT-providers voor gegevensopslag, onderaannemers, haar accountant, verzekeringsinstellingen (bv. in het kader van een claim), financiële instellingen.

SonIQ maakt met hen de nodige afspraken (bv. door het afsluiten van een verwerkersovereenkomst). Zij krijgen alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om hun dienst te verlenen en mogen deze gegevens enkel in het kader van de uitvoering van hun diensten gebruiken.

Als wij onze activiteiten ooit stopzetten of overdragen aan iemand anders, bijvoorbeeld omdat we failliet gaan of onze activiteiten verkopen, dan kan dat betekenen dat uw persoonsgegevens aan derden, die geheel of gedeeltelijk onze activiteiten gaan overnemen, worden overgedragen.

Uw persoonsgegevens worden gedeeld met de bevoegde autoriteiten indien zij daarom gerechtvaardigd zouden verzoeken. SonIQ zal u hieromtrent op de hoogte brengen.

Ook is het mogelijk dat u ons zelf vraagt om bepaalde gegevens met derden te delen in het kader van de uitvoering van een opdracht.

Gaan uw persoonsgegevens buiten de EER?
SonIQ kan uw persoonsgegevens naar andere landen overdragen. In geval van transmissie naar landen buiten de EER, zal SonIQ de nodige maatregelen blijven nemen om uw rechten met betrekking tot persoonsgegevens te garanderen en de veiligheid en integriteit ervan te verzekeren. Doorgaans worden uw persoonsgegevens buiten de EER overgedragen op basis van een adequaatheidsbeslissing, dan wel de contractclausules zoals goedgekeurd door de Europese Commissie.

Hoe lang bewaart SonIQ uw persoonsgegevens?
SonIQ zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is.

Gegevens van prospects bewaren wij tot drie (3) maanden na het laatste contact. Klant- en leveranciersgegevens bewaren wij gedurende de klant- of leveranciersrelatie en maximaal tot drie (3) jaar na het laatste contact.

Indien u promoties en algemene informatie over de sector via een nieuwsbrief of ander communicatiemiddel ontvangt, worden uw voornaam, naam en e-mailadres bewaard tot op het moment dat u zich uitschrijft.
In het kader van deelname aan seminaries en webinars bewaren we uw informatie tot 1 maand na desbetreffende deelname.
Verder bewaart SonIQ de nodige persoonsgegevens om te voldoen aan de wettelijke bepalingen zoals de fiscale bepalingen met betrekking tot de bewaring van gegevens. SonIQ kan in het kader daarvan gegevens tot zeven (7) jaar bewaren te rekenen vanaf 1 januari van het volgende jaar.

SonIQ houdt de nodige gegevens ook bij voor het vrijwaren van haar rechten in geval van geschillen (termijn voor verjaring van contractuele (10 jaar) en extracontractuele aansprakelijkheid, bij rechtsvordering: tot einde van de procedure).

Na het verstrijken van de retentieperiode zal de data verwijderd worden.

Welke rechten heeft u?
U heeft verschillende rechten:

1. Recht van toegang en recht om een kopie te bekomen
U heeft te allen tijde de mogelijkheid om de persoonsgegevens en andere informatie op te vragen ter inzage. SonIQ stuurt u dan binnen een redelijke termijn en kosteloos een kopie.
2. Recht op rectificatie, verwijdering, beperking en intrekking
Verder kunt u ook om een aanpassing of wissing van uw persoonsgegevens verzoeken of een verwerking laten beperken (bijvoorbeeld wanneer SonIQ de juistheid van uw persoonsgegevens gaat controleren) of uw toestemming intrekken (indien van toepassing).
3. Recht van bezwaar
U kunt in bepaalde gevallen een bezwaar indienen en SonIQ dus vragen om te stoppen om bepaalde gegevens te verwerken, wanneer u degelijke en legitieme redenen heeft om dit te doen. Bijvoorbeeld in het kader van direct marketing.
4. Recht op overdraagbaarheid van de gegevens
U heeft het recht om de persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en om de gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.
5. Recht om klacht te richten aan de bevoegde autoriteit
Klachten kunt u bovendien steeds richten aan de bevoegde autoriteiten. Voor België is dit de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, [email protected].
Dit alles binnen het kader en limieten van de toepasselijke wetgeving. U kan desgevallend ook terecht voor de burgerlijke rechtbank voor het vorderen van schadevergoeding.

Toepasselijke wet en rechtbank
Op deze privacy policy, het verwerken van de persoonsgegevens is uitsluitend het Belgische recht van toepassing, tenzij dwingende wetgeving dit zou verbieden.
Alle geschillen worden bij voorkeur in der minne geregeld. Indien dit onmogelijk blijkt, behoren alle geschillen voortvloeiende uit deze privacy policy en het verwerken van persoonsgegevens tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken en hoven van de maatschappelijke zetel van SonIQ, tenzij dwingende wetgeving dit zou verbieden.

Contactpunt
Heeft u vragen, wenst u een verzoek of een bezwaar met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens of deze privacy policy in te dienen? Neem dan contact op met SonIQ via [email protected]. U kunt SonIQ ook steeds berichten via gewone post op het adres hierboven vermeld.

SonIQ zal u zo snel als mogelijk een antwoord bieden en in ieder geval binnen 1 maand. Uitzonderlijk kan dit langer duren (tot maximum in totaal 3 maanden), maar dan zal SonIQ u hierover berichten.